Aktualisierung der Mitgliedsdaten
Über die Kurabu-App sind ständig aktuelle Infos aus dem Verein, z.B. auch zu Trainingszeiten verfügbar
Der Vorstand des TSV Godshorn treibt die Digitalisierung der Vereinsverwaltung voran. „Wir wollen zum einen Geschäftsstelle und Ehrenamt so weit wie nur möglich von Doppelarbeit bzw. Mehrfacherfassung immer derselben Daten entlasten. Zum anderen wollen wir jedem Mitglied über einen digitalen Kanal alle relevanten Informationen zur Verfügung stellen“, erklärt der TSV-Vorstandsvorsitzende Ulf Theusner das Ziel des Projekts. „Außerdem haben wir die Vorgaben des Datenschutzes weiter konsequent im Blick. Einige der von Teams, Trainern und Betreuern genutzten Apps sind definitiv nicht mit den deutschen Datenschutzgesetzen vereinbar. Deshalb wollen wir den Dschungel von nebeneinander genutzten Apps im Verein lichten und eine legale zentrale Plattform einsetzen. Außerdem wollen wir die Gelegenheit nutzen, die Mitgliedsdaten zu aktualisieren. Wir bitten deshalb alle Mitglieder, ein Formular entweder auf unserer Internetseite oder auf der Rückseite der Vereinsnachrichten auszufüllen und uns zu übermitteln.“
Die Vorarbeiten des Projekts haben bereits im Herbst 2019 begonnen. „Wir haben uns damals bei einer Veranstaltung der Sportregion Hannover zur Digitalisierung von Vereinen viele Anregungen geholt. Dabei sind wir unter anderem auf die Software-Plattform Kurabu gestoßen. Sie vereint aus unserer Sicht perfekt die Verwaltung von Mitgliedern, Sparten, Teams, Trainern und Betreuern mit der Möglichkeit, jedes Mitglied individuell mit relevanten Information zu versorgen. Außerdem ermöglicht sie Zusammenarbeit und Austausch letztlich aller Mitglieder miteinander, das ist uns besonders wichtig“, sagt Projektleiter Hannes Boekhoff, 2. stellvertretender Vorsitzender des TSV.
„Wir haben Kurabu inzwischen intensiv getestet und starten im ersten Quartal 2021 eine Pilotphase starten. Während dieser Zeit wollen wir die Sparten, Trainerinnen und Trainer , Betreuerinnen und Betreuer und natürlich die Mitglieder Schritt für Schritt mit Kurabu vertraut machen“, erläutert Boekhoff. „Ein großer Vorteil von Kurabu ist, dass die Mitglieder ihre Daten selber verwalten können. Das bedeutet zum Beispiel, dass man bei einem Umzug eine neue Adresse selbst eingeben kann, eine neue Telefonnummer oder neue E-Mailadresse ebenso. Es ist aber auch möglich, sich für neue Sportangebote anzumelden oder sich bei einer Mannschaft anzumelden.“
In Kurabu wird jede Mannschaft angelegt und mindestens ein Teamleiter – das kann der Trainer oder die Trainerin ebenso sein wie ein Betreuer oder eine Betreuerin. Meldet ein Mitglied in der Kurabu-App Interesse an, in dem betreffenden Team mitzuspielen, erhält der Teamleiter oder auch mehrere Teamleiter eine entsprechende Information und kann den neuen Spieler, die neue Spielerin zulassen – oder auch nicht. Außerdem können die Teamleiter in der Kurabu-App Trainingsplätze und Trainingszeiten verwalten und eingeben. Auch der Wechsel des Trainingsplatzes, die Verschiebung oder der Ausfall einzelner Trainingseinheiten ebenso wie von Spielen lassen sich sofort mühelos eingeben und damit zeitgleich an alle Aktiven des jeweiligen Teams kommunizieren.
„Damit wird in genau einem System durch die Teamleiter für alle transparent hinterlegt, was bisher oft auf Zuruf, in Whatsapp-Gruppen oder anderen Apps passierte. Es entsteht also nicht mehr Arbeit, sondern sie wird letztlich von allen Aktiven mit allen Aktiven an einer Stelle geteilt“, erläutert Boekhoff die aus Sicht des Vorstands entscheidenden Vorteile des Systems. „Das Ganze funktioniert aber tatsächlich nur, wenn alle mitmachen. Wir setzen darauf, dass das funktioniert. Schließlich hat heute fast jedes Vereinsmitglied ein Smartphone – mehr braucht es nicht.“
Bei der Prüfung der bestehenden Mitgliedsdaten ist dem Projektteam aufgefallen, dass diverse Daten im aktuellen System nicht mehr stimmen. „Das sind zum Teil neue Adressen, die uns nicht mitgeteilt worden sind. Das sind zum Teil inzwischen erwachsene Mitglieder, die nicht mehr zu Hause wohnen. Das sind geänderte Bankdaten, die wir nicht kennen. Uns fehlen E-Mailadressen, die wir für eine zeitnahe direkte Information ebenso benötigen wie für den Zugang zur Kurabu-App. Das alles individuell nachzuforschen und nachzutragen macht enorm viel Arbeit. Deshalb bitten wir jetzt alle Mitglieder, uns die aktuellen Daten mitzuteilen – entweder im Intranet oder die letzte Seite der Vereinsnachrichten ausschneiden, ausfüllen und uns zuschicken oder in den Postkasten am Vereinsheim einwerfen“, sagte Natascha Bertram von der TSV-Geschäftsstelle und Vorstandsmitglied.